AI 도입으로 회의에서 정한 후속 업무 자동 등록하기

핵심 요약

1. 제공된 회의록에서 할 일·담당자·기한을 후보로 뽑고, 확인된 내용만 업무로 등록합니다. 2. Claude tool use와 LangGraph를 연결해 후보 확인부터 업무관리 API 등록까지 이어갑니다. 3. 담당자 구분, 중복 등록 방지, 기한 변경 확인은 별도 개발 로직으로 처리합니다.

회의가 끝난 뒤 회의록을 다시 읽으며 업무를 옮기면 담당자나 마감일을 빠뜨리기 쉽습니다. AI 도입으로 이 과정을 줄이려면 문장에서 추린 후보를 사람이 확인하는 화면이 필요합니다. 아래 내용은 이미 작성된 회의록을 입력으로 사용하는 AI 사무 자동화 개발 방식이며, 녹음과 음성 전사는 포함하지 않습니다.

회의록에서 할 일과 근거 문장 추리기

입력 화면에는 회의록 본문과 회의 날짜, 문서를 구분할 번호를 받습니다. 준비 자료의 첫 예시는 ‘11월 9일 주간회의’ 문서에 ‘소개서 초안은 민수님이 이번 주 금요일까지 정리한다’가 적힌 회의록입니다. 이 문장에서 할 일, 담당자 표현, 기한 표현과 근거 문장을 함께 추출하도록 요청 내용을 작성합니다.

후보 화면에는 ‘소개서 초안 정리’ 옆에 원문을 나란히 보여줍니다. 이미 끝난 일이나 단순한 의견을 등록 후보에서 빼는 기준은 업무 담당자와 정합니다. 검수할 때는 회의록에 없는 업무가 생기지 않았는지, 기한이 없는 문장에 임의의 날짜를 넣지 않았는지 확인합니다.

담당자 이름을 실제 업무 계정과 연결하기

준비 자료의 두 번째 예시는 이름·부서·업무 계정 ID가 담긴 담당자 목록입니다. Claude tool use의 클라이언트 도구는 모델이 호출을 요청하면 애플리케이션 코드가 실행하고 결과를 돌려주는 방식입니다. 이를 활용하려면 담당자 조회 도구를 직접 만들고, 조회 가능한 목록의 범위와 반환 항목을 정해야 합니다.

‘민수님’에 해당하는 사람이 여러 명이면 담당자 칸을 확정하지 않고 이름과 부서를 선택지로 보여줍니다. ‘영업팀에서 처리’처럼 개인이 정해지지 않은 문장은 담당자를 지정해야 다음 단계로 넘어가게 만듭니다. 선택한 사람이 연결할 업무관리 서비스에 실제 계정을 갖고 있는지도 등록 전에 대조합니다.

LangGraph로 확인을 기다리고 선택한 건만 등록하기

LangGraph의 interrupt는 실행을 멈췄다가 외부 입력 후 재개하며, 승인 규칙과 실행 권한은 애플리케이션에서 정합니다. 확인 화면에는 업무 제목, 담당자, 마감일과 원문을 보여주고 ‘수정’, ‘제외’, ‘선택한 항목 등록’ 버튼을 둡니다. 담당자가 검토한 항목만 등록 요청에 포함되도록 서버에서 확인 여부를 검사하는 로직이 필요합니다.

외부 시스템과 데이터를 주고받는 연결 기능인 업무관리 API에는 확정된 항목만 전달합니다. AI가 만든 후보를 곧바로 등록하지 않도록 조회 도구와 등록 기능의 실행 조건을 분리합니다. 검수에서는 선택하지 않은 항목이 전송되지 않는지, 등록 직전 내용이 바뀌면 변경된 내용을 다시 확인하게 하는지 점검합니다.

BullMQ와 등록 이력으로 중복 업무 막기

BullMQ의 Simple Mode는 같은 중복방지 ID의 미완료 작업이 있으면 추가 작업을 무시하며, 외부 업무의 중복처리까지 보장하지는 않습니다. 같은 후보의 등록 요청을 구분할 ID를 정해 대기 작업의 중복을 줄이는 데 사용합니다. 별도로 문서 번호와 후보별 식별값을 실제 생성된 업무 번호에 연결해 기록하는 기능을 개발합니다.

검수할 실패 사례는 업무 생성은 성공했지만 응답이 끊겨 사용자가 등록 버튼을 다시 누르는 상황입니다. 연결 대상 API에서 요청 식별값으로 생성 결과를 조회할 수 있는지 확인하고, 가능하면 기존 업무를 찾아 연결합니다. 조회가 어려우면 재등록을 보류하고 담당자가 기존 업무를 확인하게 합니다. 재시도 후에도 실제 업무가 하나만 생성되고 화면에 연결되는지 검수합니다.

기한 변경은 기존 업무와 비교해 반영하기

수정된 회의록을 받으면 새 업무를 추가하기 전에 기존 후보와 연결된 업무를 찾습니다. 같은 업무인지 불분명하면 담당자가 기존 업무를 선택하거나 새 업무로 구분하게 합니다. 비교 화면에는 기존 기한과 새로 언급된 기한, 변경 근거 문장을 함께 보여줍니다. ‘이번 주 금요일’ 같은 표현은 회의 날짜를 기준으로 날짜 후보를 계산하되, 기준이 모호하면 직접 날짜를 선택하도록 처리합니다.

이미 등록된 업무는 ‘변경 내용 적용’으로 다시 확인받은 뒤 대상 API의 수정 기능과 연결합니다. 이를 위해 해당 API의 조회·생성·수정 범위와 필수 입력 항목을 사전에 확인해야 합니다. 기존 업무 번호가 유지되는지, 변경 승인 없이 마감일이 덮어써지지 않는지를 검수합니다. 누가 어떤 근거로 변경을 확인했는지 살펴볼 수 있도록 변경 이력도 남깁니다.

회의록 샘플과 이름·부서·업무 계정이 담긴 담당자 목록, 연결할 업무관리 서비스의 API 자료를 준비해 회의 후속 업무 자동화 개발을 문의해 주세요. 트램스 AI 제작 문의 (https://trams.co.kr/ai-si/contact/#inquiry)