AI 자동화로 매일 매출 보고서 만들기

핵심 요약

1. 지점별 일매출 파일을 모아 매출·반품·취소를 구분하는 일간 보고서를 만듭니다. 2. 파일 읽기와 정기 실행을 연결하고, 코드가 집계한 숫자로 AI가 설명 초안을 작성합니다. 3. 마감 날짜, 중복 거래, 늦게 온 자료와 수정 보고서의 처리 규칙은 직접 개발합니다.

매일 지점에서 보내는 파일을 합쳐도 보고서 숫자가 맞지 않을 수 있습니다. 자정 이후 거래가 섞이거나 같은 취소를 두 번 차감하면 합계부터 달라집니다. AI 자동화로 이 업무를 줄이려면 계산 기준을 먼저 정하고 설명 작성을 연결해야 합니다.

보고서 자동화를 발주할 때는 파일 업로드부터 수정 내역 확인까지 필요한 화면을 함께 정합니다. 다음 기능은 이런 시스템을 만들 때 구현할 범위이며, 각 기술이 매출 업무 규칙까지 자동으로 제공하는 것은 아닙니다.

pandas로 지점별 Excel 파일 읽기

입력 자료 예시로 ‘A지점_일매출.xlsx’를 준비하며 지점 코드, 거래번호, 승인일시, 금액을 포함합니다. 두 번째는 ‘B지점_반품취소.xlsx’로, 원거래번호, 처리일시, 반품·취소 구분, 금액이 들어간 샘플을 요청합니다. 실제 지점마다 열 이름이 다르다면 그 차이도 확인합니다.

pandas의 read_excel은 Excel의 한 개 또는 여러 시트를 표 형태인 DataFrame으로 읽습니다. 읽은 열을 공통 항목에 연결하고 날짜·금액 형식을 검사하는 부분은 직접 개발합니다. ‘파일 확인’ 화면에는 읽은 행 수와 오류 행을 보여주고, 필수 항목이 빠진 파일이 집계에 섞이지 않는지 검수합니다.

마감 날짜와 반품·취소 분리하기

거래 시각과 보고서에 포함할 영업일을 분리해야 야간 영업 매장도 같은 기준으로 집계합니다. 예를 들어 새벽 2시 마감이라면 그 전에 발생한 거래를 어느 영업일에 넣을지 먼저 합의합니다. 이 기준과 지점별 마감 시각을 입력받아 거래마다 집계 날짜를 정하는 로직을 만듭니다.

반품은 처리일 매출에서 차감할지, 원래 매출일 보고서를 수정할지도 정해야 합니다. 원거래번호로 매출과 반품·취소를 연결하고, 연결되지 않는 항목은 담당자가 확인하도록 표시합니다. 마감 직전·직후 거래와 다음 날 반품을 넣어 합의한 날짜에만 반영되는지 확인합니다.

코드로 순매출과 전일 대비 계산하기

확인된 거래를 입력으로 받아 순매출과 전일 대비를 코드로 계산합니다. 취소를 제외한 매출에서 반품을 차감하되, 이미 제외한 취소 금액을 다시 빼지 않도록 처리합니다. 파일의 음수 표시 방식과 금액 단위도 통일해 지점별 합계와 전체 합계가 일치하게 만듭니다.

전일 대비 금액은 당일 순매출에서 전일 순매출을 빼고, 증감률은 그 차이를 전일 순매출로 나눈 뒤 100을 곱합니다. 전일 값이 0원이거나 자료가 없으면 증감률 대신 계산할 수 없는 이유를 표시합니다. 비교하는 두 날짜의 포함 지점이 같은지도 검사하고, 결과 화면에서 합계의 근거 거래를 펼쳐볼 수 있게 합니다.

Celery beat로 정기 마감과 지연 자료 처리하기

Celery beat는 정해진 주기로 작업을 보내 워커가 실행하게 하며, 중복 스케줄러와 작업 겹침은 별도로 통제해야 합니다. 여기서 워커는 실제 집계 작업을 수행하는 프로그램입니다. 마감 시각에 대상 영업일과 수신 파일을 확인하고 보고서 생성을 시작하는 업무 로직을 연결합니다.

예상 지점 목록과 받은 파일을 대조해 보고서에 미도착 지점을 표시합니다. 마감 후 도착한 파일은 기존 보고서에 조용히 합치지 않고 ‘수정 보고서 만들기’ 대상으로 보여줍니다. 같은 영업일 작업이 겹쳐 실행되지 않게 막고, 재실행해도 같은 파일이 두 번 더해지지 않도록 파일과 거래의 중복 검사도 넣습니다.

Claude tool use로 숫자 설명 초안 작성하기

Claude tool use의 클라이언트 도구는 모델이 호출을 요청하면 앱 코드가 실행하고 결과를 돌려주는 방식입니다. 이 흐름에 집계 결과를 조회하는 도구를 직접 연결합니다. 앱은 확정한 순매출, 전일 대비, 반품 합계, 미도착 지점 정보를 반환하고 AI는 이를 바탕으로 보고서 문장을 작성하게 합니다.

설명 범위는 반환한 숫자와 확인된 사실로 제한합니다. 매출이 줄었다는 이유만으로 날씨나 행사 효과를 원인으로 붙이지 않도록 작성 규칙을 둡니다. ‘설명 확인’ 화면에서 문장과 근거 수치를 함께 보여주고, 숫자가 다르거나 근거 없는 원인이 추가된 문장은 확정 전에 수정하게 합니다.

수정 보고서 비교와 실패 사례 검수하기

늦게 온 파일이나 정정 파일이 들어오면 이전 보고서를 보관하고 새 버전을 생성합니다. 같은 지점의 정정 파일은 이전 파일을 대체할지 추가 거래만 반영할지 구분해야 합니다. ‘수정 전후 비교’ 화면에는 바뀐 지점, 순매출 차이, 수정 사유와 생성 시각을 보여줍니다.

대표 실패 사례는 마감 뒤 받은 동일 파일을 다시 올려 매출이 두 배가 되는 상황입니다. 같은 파일을 두 번 넣고 작업도 재실행했을 때 거래 수와 합계가 그대로인지 확인합니다. 정정 파일로 교체했을 때는 변경분만 합계 차이로 나타나고, AI 설명도 새 숫자에 맞게 다시 작성되는지 검수합니다.

지점별 일매출 샘플과 반품·취소 샘플, 마감 시각, 보고서를 받을 업무 화면을 정리해 트램스에 개발을 문의해 주세요. 필요한 집계 기준과 수정 보고서 범위를 함께 전달해 주세요. 트램스 AI 제작 문의 (https://trams.co.kr/ai-si/contact/#inquiry)