구매 업무의 AI 전환을 작은 자동화부터 시작하기

핵심 요약

1. 구매 업무의 AI 전환은 견적서의 품목·단위·가격 기준을 맞추는 비교표부터 시작합니다. 2. pandas로 엑셀을 읽고, ERP 조회와 LangGraph 승인 절차를 단계별로 연결합니다. 3. 품목 연결, 비교 기준, 등록 권한은 직접 개발하고 OpenTelemetry를 활용해 처리 결과를 측정합니다.

견적 비교부터 발주등록까지 한 번에 자동화하려면 서로 다른 양식과 승인 절차가 걸림돌이 됩니다. 업무 자동화솔루션의 개발 범위를 엑셀 연동, ERP 읽기 조회, 승인 후 등록으로 나누면 단계마다 결과를 확인하며 적용 범위를 넓힐 수 있습니다.

엑셀 견적을 같은 기준의 비교표로 정리하기

첫 번째로 준비할 자료는 거래처별 견적 엑셀 예시이며, 품명·규격·수량·단위·단가·부가세 구분·납기일이 포함되면 좋습니다. pandas의 read_excel은 엑셀의 한 개 또는 여러 시트를 표 형태인 DataFrame으로 읽을 수 있습니다. 읽어 온 열을 구매 업무의 공통 항목에 연결하는 규칙은 별도로 개발합니다.

예를 들어 ‘박스’와 ‘개’로 들어온 수량은 담당자가 확인한 포장 수량을 기준으로 환산합니다. 통화나 세금 조건이 다르면 바로 최저가를 표시하지 않고, 비교에 필요한 값이 빠진 행을 화면에서 알려줍니다. ‘비교표 만들기’를 눌렀을 때 원본 행과 계산 결과를 함께 보여주고, 수량과 단가를 곱한 금액이 원본 조건에 맞는지 검수합니다.

ERP 읽기 조회로 품목과 거래처 확인하기

두 번째 자료는 기존 ERP에서 내보낸 품목·거래처 코드표 예시이며, 코드·명칭·규격·사용 여부를 포함합니다. ERP는 회사의 구매·재고 같은 업무 정보를 관리하는 시스템입니다. 초기에는 이 코드표로 연결 규칙을 확인하고, 이후 ERP가 허용하는 조회 연동 방식과 계정 권한을 확인해 읽기 조회를 붙입니다.

견적의 품명과 ERP 품목명을 연결하되 이름이 비슷하다는 이유만으로 같은 품목으로 확정하지 않습니다. 규격과 단위까지 일치하는지 확인하고, 후보가 여럿이면 ‘품목 확인’ 화면에서 담당자가 선택하게 만듭니다. 검수할 때는 같은 이름이지만 규격이 다른 품목을 넣어 잘못 연결되지 않는지 확인하며, 이 단계의 결과물은 코드가 확인된 비교표로 한정합니다.

근거를 함께 보여주는 AI 검토 화면

비교표가 안정되면 AI 검토 기능의 개발 범위를 정합니다. 입력은 확인된 견적 항목과 회사의 구매 기준으로 제한하고, 가격 차이·납기 차이·확인할 조건을 짧게 정리하는 검토 초안을 만들도록 연결합니다. 업체별 추천 순위가 필요하다면 가격과 납기를 어떻게 평가할지 담당자가 먼저 정해야 합니다.

금액 계산과 필수 항목 검사는 별도 로직으로 처리하고, 요약 옆에는 근거가 된 견적 행과 비교 항목을 표시합니다. 입력 자료에 없는 할인 조건이나 납기 약속은 채우지 않고 ‘확인 필요’로 보여주도록 검수합니다. 담당자가 ‘검토 완료’를 누르기 전에 원본과 요약을 대조할 수 있어야 하며, AI가 작성한 문장만으로 발주등록이 진행되지 않게 연결합니다.

LangGraph로 승인과 발주등록 연결하기

승인 단계의 입력은 선택한 거래처, 품목 코드, 수량, 금액이 확정된 발주요청서입니다. LangGraph의 interrupt는 실행을 멈추고 외부 입력을 받은 뒤 이어갈 수 있습니다. 이를 승인 대기에 활용하되, 누가 승인할 수 있는지와 어떤 조건에서 등록할지는 업무 애플리케이션에 직접 구현합니다.

승인 화면에는 거래처·품목·수량·금액을 보여주고, 승인 뒤 내용이 바뀌면 다시 승인받도록 만듭니다. ERP의 등록 연동 기능이 확인된 범위에서 승인된 요청만 전달하고, 성공하면 ERP 발주번호를 화면에 돌려줍니다. 응답 지연으로 담당자가 ‘등록’을 다시 누르는 실패 사례를 검수하며, 재시도 전에 해당 발주요청의 등록 결과를 확인하는 로직을 넣어 중복 발주를 막도록 합니다.

OpenTelemetry로 처리 시간과 재작업 측정하기

OpenTelemetry는 처리 흐름을 추적하는 트레이스, 수치를 보는 지표, 기록을 남기는 로그 등의 운영 관측 신호를 다룹니다. 여기에 비교표 생성, 품목 확인, 승인, ERP 등록의 처리 기록을 연결하는 작업이 필요합니다. 성공 기준은 도구가 대신 정하지 않으므로, 승인된 내용과 ERP 등록 내용이 일치하는 경우를 발주등록 성공으로 정의합니다.

도입 전후에는 같은 유형의 발주요청을 기준으로 비교표 작성 시간, 담당자의 수정 건수, 등록 실패와 중복 여부를 비교합니다. 승인 대기 시간은 실제 작업 시간과 나누고, 오류로 멈춘 요청도 전체 요청 수에 포함해야 결과를 제대로 읽을 수 있습니다. 엑셀 비교표의 정확성부터 확인한 뒤 조회와 등록으로 범위를 넓히면, 구매 AI 전환의 다음 개발 항목을 실제 업무 기록으로 정할 수 있습니다.

구매 업무 자동화솔루션 개발 문의 시 거래처별 견적 엑셀 예시와 ERP 품목·거래처 코드표를 준비해 주세요. 승인 담당자, 발주등록에 필요한 항목, 먼저 자동화할 업무를 함께 정리해 트램스 AI 제작 문의 (https://trams.co.kr/ai-si/contact/#inquiry)로 전달해 주세요.