Ramp 같은 경비 관리 프로그램 만들기: 영수증 OCR과 지출 규정 검사

핵심 요약

1. 영수증·송장 입력부터 계정 분류와 발주·입고 대사까지 연결해 재무 담당자의 재입력과 반복 검토를 줄이는 서비스를 설계합니다. 2. Azure Document Intelligence는 증빙을 추출하고, Claude API는 분류·정책 해석을 보조하며, 업무 API는 거래 데이터를 연결합니다. 3. 수량·금액 계산, 중복 판정, 허용 계정 검증, 승인과 회계 반영은 자체 로직으로 구현합니다.

Ramp Intelligence는 미국 금융기술 기업 Ramp의 제품 전반에 적용되는 AI 기능 계층입니다. 기업 지출 관리 솔루션을 만들 때 핵심은 증빙을 읽는 기능부터 검토 대상과 회계 반영 데이터를 만드는 흐름까지 연결하는 것입니다. 아래 기술 조합은 공개 기능을 참고한 구현 대안이며, Ramp의 비공개 내부 기술을 뜻하지 않습니다.

영수증 OCR 자동 인식과 송장 데이터 추출

사용자가 영수증 사진이나 송장 PDF를 올리면 OCR, 즉 문자인식으로 내용을 구조화합니다. Azure Document Intelligence v4.0의 prebuilt-receipt는 가맹점·거래일·세금·합계를, prebuilt-invoice는 공급자·금액·세금과 송장 행별 항목을 추출하는 후보입니다.

AI API가 반환한 JSON은 항목 이름과 값을 묶은 데이터입니다. 자체 로직은 날짜·통화·공급자 표기를 통일하고 필수 항목 누락과 합계 불일치를 검사합니다. 출력은 원본을 보며 추출값을 확인·수정하는 증빙 검토 화면입니다.

회계 계정 자동 분류에 회사별 규칙 연결하기

입력에는 추출된 증빙, 회사의 계정과목표, 부서 목록, 기존 코딩 규칙을 넣습니다. Claude API는 지출 내용을 해석해 계정·부서 후보와 이유를 작성하도록 설계합니다. 자체 로직은 후보가 허용된 목록에 있는지 검사하고 공급자별 고정 규칙과 충돌하면 검토 대상으로 보냅니다.

출력은 담당자가 확정할 계정·부서 후보입니다. 최종 선택과 수정 이력을 남겨 동일한 거래를 다음에도 일관된 기준으로 처리하도록 구성합니다.

경비 규정 위반 탐지와 근거 설명 구현하기

직원의 지출 내역과 사내 경비 규정을 입력하면 Claude API가 관련 조항을 찾아 검토 이유를 설명하도록 구성합니다. Citations는 제공 문서의 근거 위치를 붙이는 기능입니다. 근거 인용 응답과 strict JSON처럼 정해진 형식의 출력은 한 요청에서 함께 사용할 수 없으므로 별도 요청으로 설계합니다.

자체 규칙은 한도 금액, 허용 항목, 필수 증빙 조건을 계산하고 검사합니다. AI의 해석과 규칙 판정을 같은 거래에 연결하면 담당자는 검토 항목과 해당 조항을 함께 받습니다. 모호한 정책 해석은 사람의 확인으로 넘깁니다.

중복 송장 탐지를 위한 거래 이력 비교

새 송장과 기존 접수·지급 이력을 입력으로 사용합니다. Azure Document Intelligence는 비교에 필요한 공급자·송장 번호·금액·일자 등을 추출합니다. 중복 여부를 판단하는 비교 규칙은 별도로 개발합니다.

자체 로직은 공급자 표기를 정규화한 뒤 같은 송장 번호와 금액의 조합을 찾고, 번호가 다르더라도 금액·일자가 유사하면 검토 후보로 묶습니다. 출력에는 비교 대상 문서와 일치·차이 항목을 표시합니다. 이상 징후는 검토 신호로 다루며 위조나 부정 사용으로 확정하지 않습니다.

3자 대사 자동화로 주문·입고·청구 수량 비교하기

3자 대사는 발주서·청구서·입고 기록을 맞춰 보는 업무입니다. Ramp는 정확한 PO, 즉 발주서 번호로 송장을 연결하고, 번호가 없으면 공급업체 기준의 후보를 제시합니다. 유사 기능에서는 세 문서의 행별 품목·수량·단가를 입력으로 받습니다.

NetSuite SuiteTalk REST는 Purchase Order·Vendor Bill·Item Receipt 기록을 연결하는 업무 API 후보입니다. 연결한 데이터에 대해 자체 로직이 공급자·PO·품목을 식별하고 누적 입고량과 청구량, 허용 오차를 계산합니다. 예를 들어 100개 발주 중 60개만 입고됐는데 100개가 청구됐다면, 입고량을 넘는 40개를 검토 대상으로 표시하도록 설계합니다.

출력은 행별 일치 상태와 부분 입고 초과 청구 확인 목록입니다. Ramp의 공개 지원 안내상 Ramp에서 생성한 PO에는 Procurement 부가 기능이, 외부에서 가져온 PO에는 Ramp Plus가 필요합니다. QuickBooks Online(QBO)에서 가져온 PO의 3자 대사에는 제한이 있으므로 ERP별 지원 범위를 구분해야 합니다.

승인 흐름과 ERP 회계 연동 개발

계정·정책·대사 검토를 마친 데이터를 승인 단계의 입력으로 사용합니다. Ramp API는 Bill Pay·Procurement 데이터 연결 후보이며, NetSuite REST도 업무 기록을 연결하는 역할입니다. 사용할 데이터 필드와 읽기·쓰기 권한에 맞춰 연동 범위를 정하고, 대사 판정은 자체 로직에서 처리합니다.

자체 로직은 승인자 배정, 예외 건 보류, 승인 이력과 재전송 시 중복 반영 방지를 담당합니다. 출력은 승인 상태와 ERP에 전달할 회계 데이터이며, 자금 이동 단계에는 사람의 확인을 둡니다. SDK·라이브러리는 API 호출과 응답 형식 검증을 돕고, AI 스킬을 사용한다면 작업 지침과 도구 연결을 묶는 역할로 구분합니다.

미국 기업의 사례만으로 국내 세무·전자세금계산서 지원이나 한국어 증빙 처리 품질을 보장할 수는 없습니다. 국내용 송장 처리 AI 구축에서는 대상 증빙과 제공 국가, 연결할 회계 시스템의 지원 범위를 기준으로 기능을 정해야 합니다.

AI 경비 관리 솔루션 개발을 준비한다면 필요한 기능, 입력할 증빙, 연결할 ERP와 승인 업무를 정리해 트램스 AI에 제작을 문의해 주세요. 문의: https://trams.co.kr/ai-si/contact/#inquiry